Pemikiran Menuju Pelatihan Yang Efektif

M. Mahlani
(artikel ini juga bisa di download di e-book perkaderan)
Setiap organisasi perlu untuk mengatur dengan baik, melatih dan memberikan pengalaman kepada para staff atau kader-kadernya untuk melakukan pekerjaanya secara efektif dan efisien. Dengan pelatihan itu, diharapkan mereka menjadi produktif dan dapat mendukung produktifitas organisasi sehingga mampu mengembangkan daya saing organisasi secara komparatif dan kompetitif (comparatif and competitive advantage). Dalam hal ini, maka penyelenggaraan pelatihan (training) dan pengembangan (development) merupakan kebutuhan utama organisasi, utamanya adalah dalam rangka merespon terhadap dinamika internal dan eksternal organisasi yang semakin kompleks.
Dalam konteks internal, pekerjaan yang semakin kompleks menuntut para fungsionarisnya untuk mengetahui, bagaimana mereka bekerja, sikap mereka terhadap pekerjaannya atau interaksi mereka dengan teman sekerja. Sementara itu, dalam konteks eksternal, perubahan ekonomi, sosial, teknologi dan pemerintahan secara signifikan mempengaruhi tujuan dan strategi semua organisasi. Karena itu, menuntut para kader organisasi untuk selalu memperbaharui skills-nya untuk mendukung perubahan dan ekspansi organisasi secara terencana .

Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development)
Pelatihan (training) adalah pengalaman belajar untuk mengembangkan perubahan yang permanen di dalam individu yang akan memperbaiki keterampilan (skill), pengetahuan (knowledge), sikap (attitute) atau perilaku (behavior). Dengan kata lain, pelatihan itu adalah proses pembelajaran yang melibatkan kemahiran keterampilan, konsep, kebiasaan atau sikap untuk meningkatkan kinerja kader-kader organisasi .
Sementara itu, pengembangan pada umumnya memfokuskan pada pekerjaan organisasi di masa mendatang. Dengan kata lain, pengembangan bertujuan untuk menyiapkan kader yang siap memangku jabatan tertentu di masa yang akan datang, dengan berbagai kualifikasi yang diperlukan seperti; kemampuan memimpin, kemampuan konseptual, keterampilan komunikasi, kinerja dan pendisiplinan individual .
Pelatihan dan pengembangan memiliki kesamaan dalam metode, khususnya dalam hal mempengaruhi pembelajaran, tetapi memiliki frame waktu yang berbeda. Pelatihan berorientasi pada sekarang; dengan fokusnya pada pekerjaan individual secara langsung, untuk mempertinggi ketrampilan dan kemampuan khusus dalam melakukan pekerjaan tertentu. Jadi, tujuan pelatihan adalah untuk memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu untuk kebutuhan sekarang.
Sedangkan pengembangan bersifat lebih luas karena menyangkut banyak aspek, seperti peningkatan dalam keilmuan, pengetahuan, kemampuan, sikap dan kepribadian. Program pelatihan dan pengembangan bertujuan antara lain untuk menutupi “gap” antara kecakapan karyawan dengan permintaan jabatan, selain itu juga untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja kader dalam mencapai sasaran kerja .

Perbedaan Pelatihan dan Pengembangan

Pelatihan Pengembangan
Tujuan Memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu untuk kebutuhan sekarang
Menyiapkan pegawai siap memangku jabatan tertentu di masa yang akan datang, dengan berbagai kualifikasi yang diperlukan seperti keterampilan komunikasi, kinerja dan pendisiplinan individual.
Pengertian Pengalaman belajar untuk mengembangkan perubahan yang permanen di dalam individu dalam rangka memperbaiki keterampilan (skill), pengetahuan (knowledge), sikap (attitute) atau perilaku (behavior).
Aktivitas karyawan dalam upaya untuk menanamkan proses penalaran secara logis – lebih untuk mempertinggi kemampuan seseorang untuk memahami dan menginterpretasikan pengetahuan - daripada memberi kerangka pelajaran atau pengajaran seperangkat skill yang spesifik.

Orientasi • Skill
• Knowledge
• Attitude or behavior Pengembangan karir personal potensial
Sasaran Waktu Jangka pendek - sekarang Jangka panjang – masa depan

PEMBELAJARAN, PENGAJARAN
DAN PELATIHAN

PEMBELAJARAN PENGAJARAN PELATIHAN

BASIS UTAMA
Rumah
Lingkungan hidup
Masyarakat
Kelompok informasi
• Sekolah
• Akademi
• Universitas
• Organisasi formal
• (perusahaan)
• Tempat bekerja
• Kantor
• Tempat kursus
• Organisasi non-formal
TUJUAN • Membentuk karaakter/watak
• Mendewasakan
• Memandirikan
• Memberdayakan
• Memerdekakan • Membentuk konsep/teori
• Memberi ilmu (alam, sosial, dll) • Membentuk perilaku/praktik
• Menerampilkan
MANUSIA SEBAGAI • Homo significantc dan homo ludens
• Essensi yang perlu disadarkan
• Homo sapiens
• Gelas kosong yang perlu diisi • Homo valens dan homo mechanicus
• Potensi yang perlu dikembangkan
PROSES • Educating
• Olah rasa/hati
• Belajar menjadi
• Informal
• Penyelarasan • Teaching
• Olah pikir/otak
• Belajar bagaimana belajar berpikir
• Formal
• Pembedaan • Training
• Olag raga/otot
• Belajar melakukan, belajar bagaimana hidup bersama
• Non formal
• Penyamaan•
MENYENTUH SOAL Paradigma hidup
Hati nurani
Integritas
Sensitif
Innate image
Eksistensial
Iman Sikap hidup
Akal
Efektivitas
Antisipatif
Virtual image
Konseptual
Ilmu Perilaku/gaya hidup
Kehendak
Efisiensi
Adaptif
Social image
Praktikal
Perbuatan (amal)

HASIL-HASIL • Bermoral
• Berkarakter
• Siap hidup
• Otentik
• Learning individual
• Learning organisation • Berpengetahuan
• Berilmu
• Siap belajar
• Unggul
• Knowledge individual
• Knowledge manajemen • Berketerampilan
• Berkepribadian
• Siap pakai/kerja
• Kompeten
• Knowledge worker
• Productive organization

Langkah dalam pelatihan dan Pengembangan















Menganalisa Kebutuhan Pelatihan
Bagaimana sebuah organisasi menilai apakah terdapat kebutuhan terhadap pelatihan? Untuk menjawab pertanyaan itu, maka sebelum melaksanakan pelatihan, perlu melakukan needs assessment, yaitu analisis secara sistematik dari aktivitas pelatihan secara spesifik yang diperlukan oleh organisasi untuk mencapai tujuannya. Umumnya, needs assessment dapat ditentukan di dalam tiga cara: analisis organisasi, analisis departemental atau unit fungsional, dan analisis pengurus/kader secara individu .
Dalam konteks organisasi, catatan ketidakhadiran dalam rapat-rapat/kegiatan organisasi, pergantian, kelambatan, dan rata-rata kejadian memberikan bukti obyektif atas problem-problem di dalam organisasi. Ketika problem itu terjadi, catatan itu harus diuji secara hati-hati untuk menentukan apakah problem itu dapat dipecahkan melalui pelatihan.
Survey sikap pengurus/kader organisasi dapat juga digunakan untuk menemukan kebutuhan pelatihan, pada level unit fungsional dan organisasi. Sementara itu, survey terhadap kustomer dapat juga mengindikasikan wilayah problem yang yang terjadi di luar organisasi. Respons terhadap survey kustomer bisa mengindikasikan bidang pelatihan untuk organisasi secara keseluruhan atau di dalam unit-unit fungsional dari organisasi itu.
Sementara itu, Menurut Husein Umar (1999), mengutip dari pendapat Barry, (1994), mengemukakan beberapa komponen yang menentukan terhadap kebutuhan pelatihan, antara lain : (1) perubahan staf, (2) perubahan teknologi, (3) perubahan pekerjaan, (4) perubahan ekonomi, (5) pola baru pekerjaan, (6) tekanan pasar/eksternal, (7) kebijakan sosial, (8) aspirasi pengurus, (9) variasi kerja, (10) kesamaan kesempatan (11) perubahan peraturan hukum, dan lain-lain .

Menentukan Tujuan Pelatihan
Tujuan harus dirumuskan untuk memenuhi kebutuhan pelatihan. Sayangnya, banyak program pelatihan yang tidak memiliki tujuan yang jelas. Jadi, yang seringkali terjadi adalah “pelatihan hanya demi pelatihan”.
Tujuan pelatihan yang efektif harus menyatakan apakah organisasi, departemen, atau individu menjadi senang ketika pelatihan itu sempurna. Hasilnya harus tertulis. Tujuan pelatihan dapat dikategorikan menjadi tiga :

1. Tujuan instruksional, mencakup beberapa pertanyaan:
a. Apakah prinsip-prinsip, fakta, dan konsep yang akan dipelajari di dalam program pelatihan itu ?
b. Siapakah yang melatih ?
c. Kapan mereka melatih ?

2. Tujuan departemen dan organisasi
Apakah pengaruh pelatihan itu terhadap hasil organisasi dan departemen, seperti ketidakhadiran pengurus, pergantian, penurunan partisipasi atau produktivitas yang meningkat ?

3. Tujuan pertumbuhan dan kinerja individu
a. Apakah pengaruh training itu terhadap perilaku dan sikap individu yang ditraining ?
b. Apakah pengaruh training terhadap pertumbuhan personal dari individu peserta training? (misal: sikap-mentalnya, kedisiplinannya, sosialisasinya, kinerjanya, dll)

Dalam hal ini, fungsi dari tujuan adalah untuk menentukan standar evaluasi program, apakah efektif atau tidak.

Pendekatan dan Metode Pelatihan
Pendekatan yang efektif dalam pelatihan adalah partifipatif atau andragogi. Hal ini penting karena peserta pelatihan adalah orang-orang yang telah memiliki pengalaman. Sementara itu, petode pelatihan paling populer digunakan oleh organisasi diklasifikasikan menjadi dua. Pertama, pelatihan di tempat kerja (on-the job training). Kedua, pelatihan di luar tempat kerja (off-the job training) .

On-the Job Training
Hampir semua metode pelatihan yang digunakan secara luas memakai on the job training. Popularitas dari metode ini dapat memberikan gambaran pada kesederhanaanya dan pengaruh bahwa model itu tidak terlalu mahal untuk menjalankannya. On-the Job Training menempatkan peserta training di dalam situasi kerja aktual dan membuatnya menjadi produktif. Inilah yang disebut belajar dengan bekerja.
On-the Job Training, terdiri dari dua tipe :
1. Program magang (apprentichesip programs). Program ini menempatkan peserta training dibawah pemandu yang disebut master. Argumen untuk program magang ini adalah bahwa keperluan pengetahuan dan ketrampilan adalah begitu kompleks sehingga untuk mengenyampingkan sesuatu lebih sedikit daripada waktu dimana peserta menggantikan master yang telah trampil.
2. Pelatihan pengajaran pekerjaan (job instruction training). Tipe ini memiliki beberapa langkah dasar :
a. Menyiapkan peserta pelatihan dengan mengenalkannya tentang pekerjaan dan penguasaan ketidaktentuan mereka.
b. Menghadirkan pekerjaan, memberikan informasi yang essensial dengan cara yang jelas.
c. Menghadirkan peserta training untuk mencoba mendemonstrasikan pemahamnnya.

Teknik utama pelatihan di tempat kerja adalah : demonstrasi (praktek menyelesaikan sesuatu pekerjaan dalam rangka meningkatkan skill karyawan), melatih (lebih mengarah pada praktek manajerial dan professional), melatih dengan cara mengerjakan sendiri, serta rotasi kerja.
Namun demikian, salah satu dari kekurangan on-the Job Training adalah produktivitas bisa rendah dan kemungkinan menimbulkan error yang diciptakan oleh karyawan yang sedang belajar.

Off-the Job Training (JIT)
Off-the Job Training diperlukan adalah untuk mengatasi sejumlah teknik belajar, seperti; kuliah di kelas, pemutaran film, demontrasi, dan instruksi yang telah terprogram. Beberapa bentuk yang bisa dikembangkan dalam metode off-The job Training, antara lain sebagai berikut:
1. Kuliah di Kelas (Clasroom Lectures)
Model ini didesain untuk berkomunikasi interpersonal secara spesifik, teknis dan ketrampilan problem solving.

2. Video dan Film (Videos and Vilms)
Menggunakan bermacam-macam produksi media untuk mendemonstrasikan ketrampilan yang khusus yang tidak mudah dipresentasikan dengan metode training.

3. Latihan Simulasi
Training yang berlangsung dengan menampilkan pekerjaan secara aktual. Ini bisa termasuk analisis kasus, pengalaman yang telah dialami, role playing, dan dinamika kelompok.

4. Pelatihan Berdasarkan Computer (Computer-Based Training)
Simulasi lingkungan kerja dengan program komputer untuk mengakrabkan banyak realitas pekerjaan.

5. Vestibule Training
Vestibule training ini sejenis dengan simulasi hanya praktek simulasinya bukan menggunakan instrumen atau alat-alat yang sebenarnya. Misalnya, seorang pilot, sebelum praktek simulai menggunakan pesawat yang sebenarnya, maka perlu melakukan simulasi menggunakan pesawat tiruan.

6. Instruksi Terprogram (Programmed Instruction)
Pemadatan materi training ke dalam rangkaian yang logis, terorganisir. Bisa termasuk tutorial komputer, CD interaktif dan simulasi realitas yang sebenarnya.

Prinsip-Prinsip Pembelajaran
Di atas telah dipaparkan seputar bagaimana kebutuhan training ditentukan dan juga bagaimana training itu bisa dilaksanakan. Proses pelatihan yang berhasil secara efektif, perlu mempertimbangkan prinsip-prinsip pembelajaran, antara lain sebagai berikut :
1. Motivasi untuk Mencapai Tujuan Personal (Motivation to Achieve Personal Goals).
2. Tahu hasil yang akan dicapai (knowledge of Results)
3. Penguatan (Reinforcement)
4. Aliran dari Program Pelatihan (Flow of the Training Program)
5. Praktek dan pengulangan (Practice and Repetition)
6. Waktu sessi pembelajaran (Spacing of Sessions)
7. Menyeluruh (Whole or Part Training)

Mengevaluasi Program Pelatihan
Untuk mengetahui proses dan tingkat keberhasilan sebuah pelatihan, maka perlu dilakukan evaluasi. Evaluasi ini dapat dikembangkan ke dalam empat cakupan
1. Reaksi (reaction) – Bagaimana respon peserta terhadap program, apakah bisa terlibat, dalam proses atau tidak. ?
2. Pembelajaran (learning) – Apakah prinsip-prinsip, fakta-fakta, dan konsep-konsep dipelajari di dalam program training ?
3. Perilaku (behavior) – Apakah perilaku pekerjaan dari peserta berubah karena program pelatihan itu ?
4. Organisasi – Apakah efek pelatihan terhadap perilaku organisasi, budaya organisasi dan produktivitas organisasi.
5. Hasil (result) – Apakah hasil dari peserta program itu mencirikan faktor-faktor seperti mereduksi biaya atau pereduksian dalam pergantian (karyawan) ?
Sementara itu, menurut David A. Decenzo dan Stephen P. Robbin (1999), Evaluasi program pelatihan, khususnya yang didasakan pada performance mencakup beberapa hal berikut :
Daftar Pustaka
Davied A. Decenzo dan Stephen P. Robbins, Human Resource Management, Edisi 6, 1999, John Witey & Sons, Inc, New York.

Husein Umar, Riset Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi, Jakarta, 1999, PT. Gramedia Pustaka Utama.

Lloyd L Byars dan Leslie W. Rue, Human Resource Management, Edisi 3, Irwin, Boston, 1991

Gary Dessler, Manajemen Sumber Daya Manusia, Terjemahan Benyamin Molan, Prenhallindo, Jakarta, 1997

Peter Senge, The Fifth Discipline: The Art and Practice of The Learning Organization, Currency Doubleday, New York, 1990